À partir de 2025, les règles concernant la déclaration des frais kilométriques vont évoluer avec l’introduction d’un code à quatre chiffres. Cette nouveauté, bien que technique, vise à simplifier les démarches pour les contribuables tout en optimisant le travail des services fiscaux. Comment cela fonctionnera-t-il concrètement ? Quels impacts pour les professionnels et les particuliers ? Décryptage et conseils pour aborder ce changement en toute sérénité.
Pourquoi un code à quatre chiffres pour les frais kilométriques ?
L’administration fiscale souhaite moderniser et accélérer le traitement des déclarations en attribuant un identifiant unique à chaque type de dépense. Ce code permettra de catégoriser automatiquement les frais kilométriques, réduisant ainsi les erreurs humaines et les retards. Une initiative qui s’inscrit dans une logique de simplification administrative.
Quels sont les objectifs précis de cette réforme ?
Ce système a trois ambitions claires : fluidifier les contrôles, limiter les litiges liés aux justificatifs, et offrir une traçabilité renforcée. Pour les usagers, cela signifie moins de paperasse et une meilleure visibilité sur leurs déclarations.
Comment les contribuables vivent-ils cette transition ?
Si certains accueillent favorablement cette digitalisation, d’autres redoutent une complexification des démarches. Pourtant, les premiers retours montrent que l’adaptation est plus facile qu’anticipée.
Témoignage de Clara Vasseur, gérante d’une petite entreprise
Clara, 38 ans, dirige une société de conseil en environnement. Avec ses déplacements fréquents entre clients et fournisseurs, elle déclare chaque année des centaines de kilomètres. « Au début, j’ai cru que ça allait alourdir ma comptabilité, confie-t-elle. En réalité, mon logiciel a mis à jour ses fonctionnalités et le code s’ajoute automatiquement. C’est même plus rapide qu’avant ! »
Quelles étapes suivre pour bien préparer sa déclaration en 2025 ?
Anticiper ce changement évite les mauvaises surprises. Voici les actions clés à mener dans les prochains mois.
1. Vérifier la compatibilité de ses outils comptables
La majorité des logiciels grand public (comme QuickBooks ou Ciel) ont déjà intégré cette mise à jour. Pour les solutions sur mesure, une vérification auprès de l’éditeur s’impose.
2. S’informer sur la nomenclature des codes
L’administration publiera prochainement un référentiel détaillant chaque code selon le motif du déplacement (client, formation, etc.). Des webinaires gratuits sont prévus pour expliquer son utilisation.
Quels bénéfices à long terme pour les usagers ?
Au-delà des premiers ajustements, cette réforme présente plusieurs avantages structurels.
Un gain de temps significatif
« Avec l’automatisation des contrôles, les délais de remboursement pourraient être réduits de 30 % », estime Mathias Leclerc, expert-comptable. Son cabinet a testé un prototype du système avec des résultats encourageants.
Moins de risque de redressement
Les erreurs de saisie représentent aujourd’hui 15 % des contentieux fiscaux liés aux frais professionnels. Le codage standardisé devrait drastiquement diminuer ce chiffre.
A retenir
Ce changement concerne-t-il tous les véhicules ?
Oui, que vous utilisiez une voiture personnelle, un deux-roues ou un véhicule de fonction, le code sera obligatoire pour toute demande de remboursement.
Peut-on déclarer sans logiciel spécialisé ?
Techniquement oui, mais cela nécessitera de saisir manuellement le code correspondant. Les outils digitaux restent recommandés pour éviter les erreurs.
Que faire en cas d’oubli du code ?
Les déclarations incomplètes seront rejetées par le système. Prévoyez donc de consultez l’aide-mémoire officiel avant validation.
Conclusion
Loïc Dambert, fiscaliste indépendant, résume bien l’enjeu : « Cette réforme ressemble à un code PIN pour vos frais kilométriques – une petite contrainte initiale qui sécurise tout le processus. » En s’y préparant dès maintenant avec les ressources disponibles, les contribuables transformeront cette obligation en opportunité de gagner en efficacité. L’essentiel ? Rester à l’écoute des communications de Bercy et ne pas hésiter à solliciter son conseiller pour des cas particuliers.